آرشیو مقالات

افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها با مدل عملی جریان گردش اطلاعات یکپارچه در شرکت های ساخت و ساز RAMS-ECO ERP

نویسنده : جناب آقای مهندس یعقوب دولتی

کلمات کلیدی : افزایش بهره وری، کاهش هزینه، تحت وب، یکپارچه، مدیریت مالی، منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت اداری، ساخت و ساز، تحلیل اطلاعات، چالش ، راهکار

مقدمه : نیاز امروز صنعت ساخت و ساز ایجاد نظام گردش اطلاعات منظم و یکپارچه است که به واسطه آن بتوان ضمن ایجاد کنترلهای اتوماتیک زنجیره ارزش کسب و کار را مدیریت کند. چنین ابزاری در مسیر ارتقا بهره وری سازمان به کاهش هزینه ها و راحتی توسعه ختم خواهد شد. به راهکاری که این روش انجام کار و مدل گردش اطلاعات را تدوین و پیشنهاد میکند اصطلاحا Best Practice یا معادل فارسی آن به روش گفته میشود. برای تدوین به روش Rams تجربه دو دهه فعالیت در کنار استانداردهای APQC و نمونه های اجرا شده و همچنین انتظار و وضعیت و فرهنگ خاص کسب و کار ایرانی لحاظ شده است. صنعت ساخت و ساز به لحاظ مدیریتی یکی از پر چالش ترین کسب و کارها است و از طرف دیگر جریان بالای گردش نقدینگی و مسئولیت ها و تعهدات پروژه ها این چالش ها را حساس تر نیز می کند. تقریبا در اکثر شرکت های ساخت و ساز برای پوشش این حجم کار و مسئولیت ها با محوریت قراردادن پروژه ها و نیروهای انسانی خاص، جزیره های عملیاتی تشکیل می شود که در داخل هر جزیره حتی به کیفیت های متفاوت جریان کارها مدیریت و کنترل می شوند. البته این راهکار موثر به معنی تکرار برخی از هزینه ها و زمان ها و عدم اشتراک گذاشتن برخی از قابلیت ها بین پروژه ها خواهد بود. تکنولوژی های نوین و فضای ارتباطات اینترنتی، در حال تغییر این مدل ها و ارایه قابلیت و ابزار برای بهره برداری بهتر از منابع سازمانی است که در این مقاله سعی خواهد شد مدل یکپارچگی عملیاتی برای مدیریت جریان گردش اطلاعات و به تبع آن امکان مدیریت یکپارچه کل کسب و کار ساخت و ساز ارایه شود. برای تدوین این راهکار در مقاله پیش رو، تجربه علمی و عملی 20ساله به علاوه درنظر گرفتن استانداردهای بین المللی و نیازهای خاص بازار ایران مدنظر گرفته شده است.

دغدغه های شرکت­های ساخت و ساز:

 دغدغه های اساسی شرکت های ساخت و ساز به شرح زیر در بازار فعلی شناسایی شده است:

  1.  پراکندگی جغرافیایی پروژه ­ها و نیاز به مدیریت، کنترل و سیاست گذاری یکپارچه بسیاری از عملکرد های پروژه ­ها
  2.  نیاز به اطلاع آنلاین از وضعیت پروژه : پیشرفت فیزیکی انحراف از بودجه ( انحراف از مصارف، هزینه­ کردها و زمانبندی)
  3.  نیاز به کنترل و دسترسی به ورژن­ های مختلف اسناد، هشدار اعتبار و نیاز به تمدید برای اسناد
  4.  اطلاع از ساختار جاری و آتی گردش وجوه نقد جهت مدیریت پرداخت­ ها
  5.  نیاز به محاسبات و اطلاع از قیمت تمام شده پروژه­ ها به ریز عوامل تعیین کننده قیمت تمام شده به همراه انحراف از بودجه پیش ­بینی شده در شرایطی که قیمت مصالح و مواد مدام در حال تغییر است.
  6.  موضوعیت کنترل پروژه به معنی برنامه­ ریزی و تشخیص عقب افتادگی زمانی یا کمبودها، پیش نیازها و هم نیازهای انجام کارها
  7. مدیریت ابزارها و ماشین آلات و تخصیص آن­ها در کنار اعمال هزینه­ های استهلاک
  8.  مدیریت پیمان­ های متعدد با پیمانکاران متعدد مدیریت قراردادها و تعاملات مالی با کارفرماها
  9.  امکان محاسبه سود و زیان دقیق پروژه برای مشارکت­ ها و شراکت­ ها
  10.  تعاملات قانونی و موضوع مالیات و بیمه و...

سطوح مکانیزاسیون نرم افزاری در سازمان ها:

RAMS

بهروش رمس (ECO  ERP)

وجود نظام­های استاندارد گردش اطلاعات و قواعدی مانند قواعد سیستم­های حسابداری،انبار، اموال، حقوق و دستمزد و... قواعد مورد قبول همه کسب ­و­کارهاست و نظام ­های گردش اطلاعاتی نیز در شرکت­ ها بر همین اساس شکل می­ گیرند. تنها مسائلی مانند عدم یکپارچگی یا اعمال سلیقه یا حتی عدم اطلاع از جریان کار درست، ممکن است بتواند تفاوت عمده­ ای در عملکرد دو شرکت مشابه ایجاد کند. بهروش رمس در عین رعایت استانداردها، مدلی از گردش اطلاعات را پیشنهاد می­ دهد که هم مورد تایید مدیران کسب­ و­کار باشد و هم یکپارچه بوده و امکان عملیاتی شدن نیز داشته باشد.

این بهروش مطابق با مستند رویکرد ERP  در پله یا لایه یکپارچگی است که البته امکان توسعه به پله ­های بالاتر را پس از درک این لایه توسط سازمان دارد.

 

چرا مدل های یکپارچه گردش اطلاعات در شرکت های ایرانی به آسانی اجرا نمی شود؟

  1. اجرای یک نظام استاندارد و یکپارچه به معنی الزام سازمان به استاندارد و یکپارچه عمل کردن است. بسیاری از سازمان­ها و شرکت­های ایرانی قابلیت اجرای کار در یک فضای منظم و یکپارچه را ندارند و از طرفی ارتقا فرهنگ سازمان برای رسیدن به این قابلیت کار سنگین و زمان بری است.
  2. نظام های دستی یا نظام های غیر یکپارچه امکان نظارت دقیق و اندازه­ گیری کیفیت و حجم کار را به کارفرما نمی ­دهند. نیروی انسانی عادت کرده به این نظام­ ها بسیاری از مواقع به هر علتی حوصله و قصد تغییر این نظام ­ها را نمی ­کند.
  3. فضای غیر رقابتی و حاشیه سود بالا در کسب و کار ایرانی مدیران را به فکر بهره ­وری و استفاده بهتر از منابع نمی ­اندازد. بسیاری از مواقع هزینه ­های ریالی و سازمانی برای رسیدن به این بهره ­وری برای مدیران توجیه اقتصادی و توجیه سازمانی ندارد.
  4. ابزارهای مناسب و امتحان پس داده یا نمونه­ های عملی اجرا شده ای که اعتماد مدیران را جلب کند زیاد در دسترس نیست و نمونه های خارجی علاوه بر گران بودن با فرهنگ و قواعد ایرانی سازگار نیست.


نگاه مدیریتی و عملی به بهروش رمس

صرف وجود کاربری و استاندارد فنی دلیل موفقیت اجرای پروژه نخواهد بود. به لحاظ عملیاتی و مدیریتی نیز قواعد ذیل در این بهروش در نظر گرفته شده ­اند.

RAMS


دست­ آورد و نتیجه اجرای نظام یکپارچه در یک شرکت ساخت­ و ­ساز چیست؟

  1. استقرار نظام سازمانی منظم در گردش اطلاعات و جلوگیری از هدر رفت منابع و کاهش هزینه سازمانی
  2. ایجاد ظرفیت و فرهنگ در سازمان برای هدف گیری پله­ های بعدی بهره ­وری
  3. کاهش 40 درصدی نیاز به نیرو های ستادی مرتبط با ثبت، ضبط و کنترل جریان گردش اطلاعات
  4. کاهش قیمت تمام شده پروژه ها بسیار بیشتر از هزینه های انجام پروژه
  5. اشراف اطلاعاتی به وضعیت سازمان و قمیت تمام شده­ ها که به مدیران کمک می ­کند تصمیمات بهتر و درست­ تر بگیرند.
  6. قابلیت توسعه راحت ­تر و بزرگ­تر سازمان و بیشتر شدن پروژه ­ها

 

مهمترین مزیت­ هایی که در نتیجه بهره مندی از این مدل در شرکت های ساخت و ساز به دست خواهد آمد به شرح زیر خواهد بود:

  1.  امکان بودجه بندی و پیش بینی هزینه­ ها و درآمدها و حرکت کلی شرکت در کنار مشاهده انحراف از بودجه
  2.  تفکیک عملکرد پروژه ها و امکان ارایه صورت مالی و ترازنامه جدا برای هر پروژه
  3.  رسیدن به لایه یکپارچگی به معنی صدور اتوماتیک اسناد مالی و تغییر وظیفه واحد مالی از صدور اسناد به کنترل کننده اسناد.
  4.  امکان تعامل راحت­ تر و دقیق ­تر و جلوگیری از جریمه ­های ارگان های قانونی مانند مالیات، بیمه، ارزش افزوده و...
  5.  گزارشات گردش وجوه نقد برای اطلاع و پیش بینی زمانی کسر و اضافی وجه نقد
  6.  سیستم تنخواه داری برای کنترل مکانیزه و آنلاین وجوه نزد تنخواه دارهای پروژه ­ها
  7. مدیریت صورت وضعیت­ ها و کسر اتوماتیک کسور قانونی پیمانکاری و کارفرمایی
  8.  امکان ثبت و نگهداری موجودی کالا و مصالح پای پروژه­ ها و انبار مرکزی و شارژ یا انتقال مصالح بین انبارها و پروژه­ ها
  9.  محاسبات دقیق قیمت تمام شده مصالح مصرفی برای ثبت در قیمت تمام شده پروژه ­ها
  10.  امکان ایجاد انبار مرکزی، برای خریدهای خاص و کلی و شارژ پروژه ­ها
  11.  محاسبه قیمت تمام شده و انحراف از پیش بینی بودجه، مصرف مصالح و پیشرفت فیزیکی پروژه
  12.  ارزیابی تامین کنندگان مواد و مصالح و درجه بندی تامین کنندگان

  • مقالات - سیاق
    دستاوردهای اجرای ERP دانشگاهی در دانشگاه تهران
  • مقالات - سیاق
    تکنولوژی و تغییر قواعد کسب و کار خرده فروشی
  • مقالات - سیاق
    ERP خرده فروشی چیست؟
  • مقالات - سیاق
    مدل سازی اطلاعات ساختمان BIM
  • مقالات - سیاق
    افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها با مدل عملی جریان گردش اطلاعات یکپارچه در شرکت های ساخت و ساز RAMS-ECO ERP
  • مقالات - سیاق
    وبومتریکس چیست؟
  • مقالات - سیاق
    معرفی سیستم مدیریت محتوا دانشگاهی (UCMS) -University Content Management System
  • مقالات - سیاق
    ERP پیمانکاری : انتخابی استراتژیک برای پیشتاز بودن
FirstPrevصفحه 1 از 5 12345NextLast