آرشیو مقالات

دستاوردهای اجرای ERP دانشگاهی در دانشگاه تهران

نویسنده : جناب آقای مهندس یعقوب دولتی

کلمات کلیدی : ERP دانشگاهی، برنامه ریزی منابع سازمانی، سیستم های یکپارچه اطلاعاتی ، دانشگاه تهران، نرم افزار جامع دانشگاهی

مقدمه : نیاز امروز سـازمان هـای با شعبات متعدد در کشور، ایجاد نظام گردش اطلاعات منظم و یکپارچه می باشد که به واسطه آن بتوان ضمن ایجاد کنترل های اتوماتیک، زنجیره ارزش سازمان را مدیریت نمود؛ هر چه سازمان ها بزرگتر و تعداد شعبات بیشتر باشد، اين نياز به صورت عمیق تری احساس مي شود نمونه ای از این دست سازمان ها در ایران، دانشگاه ها هستند. دانشگاه های بزرگ با واحدها و شعبات متعدد در کل کشور. همچنین دانشگاه ها بدلیل ارائه هرچه بیشتر و بهتر خدمات آموزشی و کاهش هزینه های مالی در حال جابه جایی از "سیستم های جزیره ای" به "سيستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان ERP" می باشند. نحوه کار این سیستم بدین صورت است که اطلاعات تمامی بخش ها شامل: مالی و حسابداری، اداری و منابع انسانی، انبارداری، تدارکات و سایر بخش ها در نرم افزاری واحد به صورت یکپارچه گردآوری می شوند و با پردازش این اطلاعات تحلیل های مناسبی برای کمک به تصمیم گیری مدیران ارایه می شود. با وجود مزاياي فراوان این سیستم ها، چالش های فراوانی در این مسیر وجود دارد که اگر سازمان ها به همه جوانب اين موضوع توجه نکنند امكان شكست در فازهاي استقرار و پس از آن بسيار زياد خواهد بود و هزينه هاي سنگيني را به سازمان تحميل ميكند. در ادامه این مطلب علاوه بر بیان دستاورد های اجرای ERP، چالش های موجود در فرآیند استقرار این سیستم ها در دانشگاه تهران بررسی شده است و سعی خواهد شد در خصوص نحوه مديريت، راه اندازي، طبقه بندي و تحليل عوامل مؤثر بر استفاده كارآمد از نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمانی در دانشگاه تهران مطالب مفیدی ارایه گردد.

وضعیت دانشگاه تهران پیش از استقرار ERP :

دانشگاه تهران، به عنوان نماد آموزش عالی کشور در چند سال گذشته نصب و استقرار راهکارهای یکپارچه مدیریت سازمان را در مجموعه ارزشمند خود در دستور کار قرار داده است. ميزان رشد و پيشرفت علمي دانشگاه تهران، به عنوان بزرگ‌ترین مرکز آموزش عالی در ایران، به صورت مستقيم بر ساير دانشگاه­های ایران تأثير می­گذارد. این دانشگاه هم اکنون دارای 44 دانشکده، ۹ پردیس و ۱۱ مرکز پژوهشی است. دانشگاه تهران به عنوان یک مجموعه دولتی و بنا بر دستور وزارت امور اقتصادی و دارائی از اردیبهشت سال 1395 الزامات مربوط به اجرای "حسابداری تعهدی" به جای "حسابداری نقدی" را در دستور کار شعب خود قرار داد. با هم نگاهی داشته باشیم به برخی مشخصه های کلیدی دانشگاه تهران قبل از استقرار نرم افزار ERP سیاق:

  1. تعدد مراکز و پراکندگی جغرافیایی آنها در سطح کشور
  2. وجود بیش از 150 شعبه، مرکز و دانشکده و... که هر یک نظام مالی مجزا و گاها سلیقه های عملکردی متفاوت داشته اند. هر شعبه اطلاعات سال مالی خود را در قالب برخی گزارشات شامل موارد کلی و بدون ذکر جزییات برای سازمان مرکزی ارسال می نموده است
  3. عدم وجود اطلاعات پایه یکسان (وحدت رویه در اطلاعات پایه سیستم ها)
  4. قدیمی و سنتی بودن سیستم ها در طی سالیان متمادی موجب شکل گیری انتظارات و دغدغه مدیران در سطوحی متفاوت از امکانات و روش های به روز گردیده است. تغییر قواعد و انتظارات و دغدغه ها شاید مهمترین چالش استقرار سیستمهای جدید باشد
  5. وجود دیتابیس های متعدد برای نرم افزارهای مختلف در سرورهای متفاوت در سراسر کشور که نیاز به نیروی انسانی تمام وقت به منظور نگهداری از تجهیزات و اطلاعات، را اجتناب ناپذیر کرده است
  6. طولانی بودن فرآیند گزارش گیری به خصوص گزارشات جامع و تجمیعی
  7. صرف زمان طولانی به مدت سه ماه برای تجمیع و گزارش اسناد مالی از تمام شعب در آخر هر سال مالی با حدود 150 نیروی حسابدار متخصص به صورت تمام وقت
  8. عدم دسترسی امن به نرم افزارها از طریق وب

به طور خلاصه جزیره ای بودن سیستم ها، عدم یکپارچگی از بعد اطلاعاتی و فرآیندی، عدم جامعیت سیستم ها، سلیقه ای بودن تنظیمات سیستم ها و تحت شبکه و وب نبودن نرم افزارهای موجود از مهم ترین معضلات دانشگاه پیش از استقرار سیستم ERP بوده است.

ERP 

گام های اجرایی پروژه :

گام های اجرایی ذیل در جهت پیاده سازی و استقرار سیستم ERP در مدت 18 ماه عملیاتی شده است:

  1. چینش و اجرای حسابداری تعهدی با ملزومات وزارت اقتصاد
  2. انتقال اطلاعات سالهای قبلی و کانورت سوابق از حسابداری نقدی به تعهدی
  3. اجرای زیر سیستم های مالی مانند اموال و قراردادها و کسب رضایت مدیران میانی
  4. تولید و استقرار برخی سیستم های خاص منظوره برای پوشش نیازهای خاص
  5. بر قراری رابطه بین زیر سیستم ها و سیستم حسابداری تعهدی برای صدور سند اتوماتیک
  6. اجرا و بهره برداری از سیستم بودجه و تغییر رویکرد قبلی به نحوی که سیستم بودجه پیش نیاز بقیه سیستم ها باشد
  7. اجرای مدل های پروسه محور و گردش کار اتوماتیک bpms
  8. کمک به تشکیل میز خدمت و خدمات بومی سازی در محل دانشگاه تهران
  9. تعریف فازهای توسعه بنا بر صلاح دید مدیریت دانشگاه


دستاوردهای اجرای پروژه
ERP دانشگاه تهران به شرح ذیل می باشد:

  1. ارائه 165 ترازنامه و صورت مالی برای 165 شعبه در کل کشور به اضافه یک صورت مالی تجمیعی کلی در بستر نرم افزار ERP سیاق
  2. برقراری قواعد کنترل داخلی و حسابرسی برای بیش از 70 هزار سند حسابداری در سال
  3. کانورت بیش از 10 میلیون رکورد اطلاعاتی از سامانه های قبلی و وارد کردن انها در نرم افزارERP سیاق
  4. مدیریت ردیف های مستقل بودجه، تبیین و اجرایی شدن قواعد بودجه قبل از وقوع رویداد مالی، به طور مثال: تایید خرید به شرط تخصیص بودجه
  5. عملیاتی شدن بیش از 18 ماژول نرم افزاری یکپارچه در 162 شعبه با امکان تعریف قواعد و عملکردهای مستقل
  6. یکپارچه سازی کدینگ کالاها و مدیریت بیش از 50 هزار قلم کالای انباری
  7. کاربری آنلاین توسط بیش از 2000 نفر از اعضای هیئت علمی دانشگاه
  8. کاربری همزمان بیش از 4200کاربر در سطح کشور
  9. اتصال و تبادل داده با 5 سامانه موازی در دانشگاه
  10. تولید بیش از 300 گزارش سفارشی سازی شده و خاص
  11. مدیریت اعتبارات پژوهشی دانشگاه در قالب اجرای سیستم خاص منظوره گرنت اساتید
  12. اجرای سیستم خرید و تدارکات با قواعد BPMS به صورت یکپارچه در کل کشور و ثبت رکورد بیش از 18000 بار اجرای پروسه در کمتر از یکسال
  • مقالات - سیاق
    چگونه یک راهکارجامع نرم افزاری انتخاب کنیم؟
  • مقالات - سیاق
    ویژگی های کلیدی و تاثیر گذار در انتخاب یک راهکار نرم افزاری جامع ساخت و ساز
  • مقالات - سیاق
    دستاوردهای اجرای ERP دانشگاهی در دانشگاه تهران
  • مقالات - سیاق
    تکنولوژی و تغییر قواعد کسب و کار خرده فروشی
  • مقالات - سیاق
    ERP خرده فروشی چیست؟
  • مقالات - سیاق
    مدل سازی اطلاعات ساختمان BIM
  • مقالات - سیاق
    افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها با مدل عملی جریان گردش اطلاعات یکپارچه در شرکت های ساخت و ساز RAMS-ECO ERP
  • مقالات - سیاق
    وبومتریکس چیست؟
FirstPrevصفحه 1 از 5 12345NextLast