1- مشکل فعلی سازمان چیست؟
ابتدا بایستی مشکل جاری در سازمان شناسایی شود. زمانی یک سازمان به دنبال یک نرم افزار خواهد بود که به آن نیاز داشته باشد. به منظور انتخاب بهترین نرم افزار بایستی در قدم نخست مشکلاتی که در اثر نبود یک سیستم جامع نرم افزاری یکپارچه در آن سازمان ایجاد شده است شناسایی شود. در طول این مسیر مشکلات بایستی با جزئیات بیان شود.
2- جریان فعلی در سازمان چگونه است؟
در شروع اقدامات اولیه جست و جوی نرم افزار مناسب برای یک سازمان بایستی سعی شود به درک درستی از وضعیت فعلی سازمان و فرآیندهایی که در آن جاری است دست یافت که متأسفانه اغلب این موضوع فراموش می شود. نادیده گرفته شدن همین موضوع با گذشت زمان باعث ناامیدی و ناسازگاری های بعدی نرم افزار با سازمان خواهد شد.
- کلیه اقدامات و فرآیندهای جاری در سازمان در حالت کلی چگونه است؟
- فعالیت های جاری در هر بخش سازمان چگونه است؟
- چه نوع فعالیت هایی توسط کاربران پیگیری می شود؟
- ابزارهای فعلی برای پیگیری چگونه است؟
- چه نوع از اطلاعات و خروجی فعالیت ها جمع آوری و دسته بندی می شود؟
- راه های کنترل و مدیریت اطلاعات در سازمان چیست؟
- دسترسی به اطلاعات در سازمان چگونه است؟
- گزینه های ارتقای سازمان و ساده سازی فعالیت ها در بخش های سازمان چیست؟
این سوالات بایستی از تمام اعضای سازمان پرسیده شود و اطلاعات حاصل از آن پس از یکپارچه شدن، تجمیع شوند.
3- مشکلات از کجا ایجاد شده اند و چگونه می توان آن را حل کرد؟
بایستی در نظر داشت کدام بخش های سازمان بیشتر درگیر مشکلات ناشی از نبود یک راهکار نرم افزاری یکپارچه هستند و راه حلی که بتواند پاسخگوی نیاز آنها باشد چه ویژگی هایی باید داشته باشد.
برای طی این مسیر بایستی اقدامات زیر صورت پذیرد:
فعالیت های روزانه هر بخش و هر فرد را با مشکلاتی که قبلا بیان شده بود و ارتباطش با بخش را یکجا ثبت نمود. با انجام این فعالیت پی به این موضوع برده میشود که در حال حاظر سازمان به چه نرم افزاری با چه ویژگی ای برای کدام بخش نیاز دارد.
بررسی شود که کدام بخش ها و کدام مدیران برای حل مشکلات در طول فرآیند پیاده سازی و استقرار درگیر خواهند بود.
در طول مدت بررسی شرکت های نرم افزاری جهت همکاری بایستی این موضوع نیز بررسی شود که چه شرکتی با کدام راهکار خود می تواند پاسخگوی نیاز سازمان باشد.
4- چه نوع راهکارهایی برای سازمان نیاز است؟
نرم افزارهایی که به طور معمول سازمان ها و شرکت ها از آن بهره برداری می کنند عبارتند از:
- CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)
- HR (مدیریت منابع انسانی)
- مالی و حسابداری
- نرم افزارهای بازاریابی
- اتوماسیون اداری
- مدیریت پروژه
- تقویم زمانی و پیگیری امور
- گزارش سازهای اختصاصی
با توجه به زمینه و حوزه کاری شرکت ها این فهرست می تواند کوتاه تر یا طولانی تر باشد. این نکته را بایستی در نظر داشت که تمام کسب و کار را نمی توان فقط با یک نرم افزار مدیریت کرد و انتظارات را برآورده نمود بلکه بایستی از نرم افزارهای متفاوت در این مسیر به صورت یکپارچه بهره برد.
5- آیا سازمان برای توسعه و خروج از وضعیت فعلی حتما به یک راهکار نرم افزاری جامع و یکپارچه نیاز دارد؟
قبل از ورود به بررسی قابلیت های نرم افزاری شرکت ها و ظرفیت آنها برای پاسخگویی به نیاز سازمان ابتدا بایستی راهکار نرم افزاریای که پاسخگوی نیاز حداقلی سازمانتان میباشد را بررسی نموده و در ادامه با تطبیق آن با انتظارات واقعی مورد نظر از میان راهکارهای نرم افزاری موجود بهترین گزینه را انتخاب نمائید.
6- نیاز سازمان در آینده به چه راهکارهای نرم افزاری خواهد بود ؟
کلیه نیازهایی که ممکن است در آینده برای سازمان ایجاد شود را بررسی و مکتوب نمائیم و در خرید نرم افزار جدید آن را لحاظ نمائیم. اینکه آیا راهکار نرم افزاری فعلی توان ارتقا به سطح نیازهای آتی سازمان را دارد و کلیه جزئیات بایستی بررسی شود.
7- سایر همکاران با نرم افزار انتخابی آیا ارتباط برقرار خواهند کرد؟
مشکلی که اغلب در رابطه با بهره برداری نرم افزارهای جامع دیده می شود این است که کار با اکثر راهکارهای نرم افزاری سخت می باشد. همین مسئله منجر به مقاومت در برابر استفاده از نرم افزار جدید در سازمان ها شده و ممکن است تیم را به این سمت هدایت کند که از همان ابزارهای قدیمی برای سازماندهی کارهایشان استفاده کنند که در این صورت اتلاف زمان و هزینه زیادی برای سازمان حاصل خواهد شد.
جهت پیشگیری از این رخداد بایستی جلسه ای با همه مدیران شرکت برگزار شده و در آن تمامی دغدغه های سازمان در رابطه با اجرای نرم افزار بیان شود. همچنین با مشارکت دادن آنها در خصوص رفع مشکلات سازمان، فهرست کامل دغدغه ها و مشکلات سازمانی نیز برای آنها ارائه شود و در خصوص رفعش از آن ها نظرسنجی شود. جویا شدن نظرات دیگران، این اطمینان را به ما می دهد که نرم افزاری را پیدا خواهیم کرد که پاسخگوی انتظارات همه باشد.
8- سازمان برای رفع نیازهای نرم افزاری خود چه مقدار هزینه پرداخت میکند؟
با توجه به جدیت در رفع نیازهای جاری و آتی و اهمیت رفع آنها بودجه لازم برای تهیه راهکار نرم افزاری را مشخص نمائید. به مشکلاتی که می توان آنها را حل نمود بیندیشید، ارزش مزایایی که به دنبال آنها دریافت خواهید کرد به چه میزان است.
هزینه های مرتبط با نرم افزار را در بودجه ماهیانه در نظر بگیرید، چرا که برخی از نرم افزارها شما را ملزم به پرداخت هزینه ماهیانه می کنند. همچنین هزینه آموزش نرم افزار جدید و زمانی که باید صرف کنید را در نظر بگیرید.
سوالات زیادی وجود دارند که قبل از انتخاب بهترین نرم افزار، باید به آنها پاسخ دهیم. برای آنالیز روند فعلی کار، زمان بگذارید و نیازمندی هایتان را بررسی نموده و بدانید که این صرف زمان، مزایای طولانی مدتی را برای شرکت شما به ارمغان خواهد آورد.