1- در اختیار داشتن نرم افزارهای متعدد و مجزا جهت پاسخگویی به نیازهای جاری
اگر در سازمانی کلیه عملیاتهای حسابداری و فرآیندهای دریافت و پرداخت دستی صورت گیرد یا پرسنل فعال در بخش انبار از روش های دستی جهت رهگیری، انبارگردانی، شارژ انبار و تحویل کالاها استفاده کنند می توان به فکر یک راهکار جامع یکپارچه نرم افزاری برای سازمان بود. چنانچه سیستم ها در یک سازمان هرکدام به صورت جزیره ای و جداگانه اداره شوند مشکلات متعددی در آن سازمان ایجاد خواهد شد. یک مدیر انبار قطعا با اطلاعات درستی که از سایر واحدها به خصوص فروش و بازرگانی دریافت می کند می تواند با مشکل کمتر وظایف خود را به درستی به انجام رساند.
یک راهکار نرم افزاریERP می تواند تمامی سیستمها را یکپارچه نماید و تمامی اطلاعات بر پایه یک پایگاه داده پردازش شود که در این صورت تمام مشکلات مرتبط با به هم ریختگی اطلاعات از بین خواهد رفت و در نتیجه آن اتخاذ تصمیم گیری های با سهولت بیشتری میسر خواهد شد.
2- در دسترس نبودن اطلاعات مورد نیاز اساسی
عصر جدید اطلاعات دنیایی است پر از روشهای نوین دانش محور که باعث افزایش بازدهی و بهره وری داده ها در سازمانها شده است. به عنوان مثال متوسط فروش ماهانه، 3ماهه اخیر و مقایسه آن با اطلاعات مشابه سال گذشته میتواند کمک بسزایی به بخش فروش و بازاریابی جهت عارضه یابی های بخش فروش و بازاریابی نماید. استخراج چنین اطلاعاتی برای شرکتهایی که از نرم افزارهای جدا و جزیره ای در شرکت خود بهره میبرند به شدت سخت، زمان گیر و هزینه بر خواهد بود.
با توجه به اینکه روند فرآیندهای کسب و کار سریع اتفاق می افتند پرسنل سازمان بایستی همواره به اطلاعات اساسی دسترسی فوری داشته باشند که این امر با بهره مندی از راهکار نرم افزاری یکپارچه ERPمیسر خواهد شد
3- طولانی بودن زمان پردازش اطلاعات مالی و حسابداری جهت بهره برداری
معمولا اولین بخشی که به یک راهکار جامع و یکپارچه اعلام نیازمندی می نماید. بخش مالی و حسابداری سازمان ها می باشد. در سازمان هایی که پرسنل آن درگیر روال انرژی بر صدور فاکتور و دریافت تاییدیه آن به صورت دستی یا با سیستم های جزیره ای می باشند و یا اگر برای یکی کردن و یا تطبیق اطلاعات مالی در سیستم های مختلف و یا تعداد نامحدود صفحات گسترده با مشکل مواجه هستند راهکارهای یکپارچه نرم افزاری ERPمی تواند در کسری از زمان همه‌ی این امور را به سرعت به انجام رساند. چنانچه تمام اطلاعات مالی و اداری در یک پایگاه داده باشند، دیگر کارمندان بخش حسابداری برای انجام امور محوله و یا تطبیق اطلاعات سردرگم نخواهند بود.
4- نارضایتی پرسنل فروش و مشتریان
مطلع نبودن از موجودی انبار برای بخش فروش در زمان مذاکرات فروش با مشتریان بالقوه مشکلاتی جدی در سراسر سازمان ایجاد خواهد نمود. به عنوان مثال زمانی که کالای محبوب و پرفروش شرکت بنا به علت هایی همچون فروش، در انبار رو به اتمام باشد در این حالت اگر سیستمی وجود نداشته باشد که نظارت دقیق بر موجودی و صدور مجوزهای فروش داشته باشد با فروخته شدن کالاهایی که در انبار عملا وجود ندارد لطمه سنگینی به اعتبار شرکت تا زمان تامین کالای مورد نیاز وارد خواهد آمد.
با استقرار و پیاده سازی یک سیستمERP کارمندان در همه بخش ها می توانند به اطلاعات دقیق و مشابهی دسترسی داشته باشند. نمایندگانی که ارتباطی رو در رو با مشتری دارند باید بدون اینکه نیازی به تماس تلفنی و یا هماهنگی با افراد دیگر داشته باشند، قادر به پاسخگویی به سوالات مشتریان در مورد موقعیت سفارشات، سرویس خدمات و حمل و نقل باشند. یک مدیر انبار نیز باید بتواند انبار را بررسی و در صورت عدم وجود موجودی کافی، سفارشات جدیدی را به ثمر برساند.
علاوه بر این، مشتریان باید بتوانند به صورت آنلاین، اطلاعات مربوط به حساب و سفارشات خود را مشاهده نمایند.
5- پیچیده بودن بخش فناوری اطلاعات
امروزه سازمانی هایی که از سیستم های نرم افزاری جزیره ای بهره می برند با مشکلات و سختی های زیادی جهت تبدیل نمودن داده های خود به دانش روبه رو هستند. همچنین سفارشی سازی و ارتقای این سیستم ها نیز هزینه بر و پیچیده می باشد. دو سوم از کسب و کارهای متوسط مقیاس به بالا یه علت پیچیدگی و هزینه سنگین سفارشی سازی سیستم های جزیره ای خود همچنان و با اجبار از نرم افزارهای قدیمی خود استفاده می کنند. دانش و فناوری ERP برای رفع نیازهای متغیر انواع سازمان ها و شرکتهای فعال تجاری با قابلیت واکنش به هنگام، می تواند در دسترس متقاضیان این تکنولوژی باشد. انتخاب یک ارائه دهنده ERP کارآمد و به روز مانند راهکار نوین سیاق امری ضروری برای شرکتهایی با سیستم های نرم افزاری جزیره ای می باشد.