هرآنچه لازم است در خصوص کدینگ حسابداری بدانید

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های حسابداران هر کسب‌وکار، نظم دادن و تنظیم رویدادهای مالی سازمان است. از آن‌جا که رویدادها و تراکنش‌های مالی انواع و تعداد بسیاری دارند، دسته‌بندی صحیح آن‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار است.
    در این مقاله، با تعریف کدینگ حسابداری، انواع آن و لیستی از کدینگ‌های حسابداری پیشنهادی برای کسب‌وکارهای گوناگون آشنا می‌شوید.
 

کدینگ حسابداری چیست؟
در لغت، کدینگ به معنای کدگذاری و شماره‌گذاری است. با توجه به این توضیح، دسته‌بندی رویدادهای مالی و تقسیم‌بندی آن‌ها به شاخه‌های اصلی و فرعی را کدینگ حسابداری می‌نامند. در این روش، به هر حساب یک کد خاص اختصاص داده می‌شود و با استفاده از یک ساختار درختی استاندارد، تمام عملیات‌ها براساس موضوع و سطح گروه‌بندی می‌شوند.
    فارغ از نوع کسب‌وکار و انواع حسابداری، تمام کسب‌وکارها به این دسته‌بندی نیاز دارند و تنها باید براساس عملیات‌ها و فعالیت‌های سازمان، کدینگ خاص خود را طراحی کنند. با این وجود علاوه‌بر خصوصیات خاص کسب‌وکار، برای طراحی کدینگ حسابداری باید به استاندارد شماره‌ی یک حسابداری، معادله‌ی حسابداری و صورت‌های مالی اساسی نیز توجه داشت.

انواع کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری می‌تواند به اشکال مختلف انجام شود. 5 مورد از رایج‌ترین روش‌ها برای کدینگ عبارت است از:

1. کدینگ سلسله‌مراتبی

این مدل از کدینگ (Hierarchical Coding)، پرکاربردترین نوع کدینگ حسابداری است. چرا که به حسابدار اجازه می‌دهد بدون هیچ محدودیتی، هر تعداد داده، کالا یا حساب را در سیستم تعریف کند.

2. کدینگ حفظی

کدینگ حفظی (Mnemonic coding) براساس خلاصه کردن یا استفاده از حروف اول حساب‌ها صورت می‌گیرد. به طور مثال، برای اشاره به حساب‌های دریافتنی از حروف "ح. د" استفاده می‌شود.

3. کدینگ متوالی

کدینگ متوالی که با نام‌های کدینگ پی‌درپی یا سریالی (Sequential Coding) نیز شناخته می‌شود، اعداد را به‌ترتیب به داده‌ها تخصیص می‌دهند.

4. کدینگ وجهی

این کدینگ (Faceted Coding) یک مدل قراردادی برای مشخص کردن حساب‌ها با اعداد ثابت است و هر عدد معرف یک نوع خاص از گروه یا حساب کل خواهد بود.

5. کدینگ توده‌ای

این نوع کدینگ (Block Coding) تنها برای یک دوره‌ی مالی قابل استفاده است و در آن کدها به یک حساب اختصاص داده می‌شود.

هدف کدینگ حسابداری
کدینگ حسابداری در کنار نظم‌بخشی به سیستم مالی شما، نتایج دیگری نیز به دنبال دارد:
 
    لازم به ذکر است که کدینگ حسابداری برای هر سازمان بسته به نوع کسب‌وکار آن‌ها متفاوت است. همچنین با توجه به استانداردهای حسابداری وضع‌شده، بسیاری از مدیران و حسابداران از کدینگ‌های حسابداری آماده استفاده می‌کنند تا به کار خود سرعت ببخشند.

کدینگ حسابداری چند سطح دارد؟
حساب‌ها به ترتیب به گروه حساب‌ها، حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفصیلی 1 و 2 تقسیم می‌شوند و سپس هرکدام از آن‌ها گروه‌بندی خاص خود را دارند.
    البته توجه داشته باشید که تعداد و تنوع حساب‌ها بسیار زیاد است و بنابراین نمی‌توان به یک تقسیم‌بندی کامل دست پیدا کرد؛ با توجه به این موضوع، سطوح استاندارد و مورد تایید را در ادامه مشاهده می‌کنید.
 

• گروه

اولین قسمت در کدینگ حسابداری، گروه است که شامل اصلی‌ترین سرفصل‌های هر صورت مالی می‌شود. در قدم اول کدینگ، نوع حساب در این بخش مشخص می‌شود و سپس براساس آن، زیرمجموعه‌های هر گروه یعنی کل، معین و تفصیل را تعیین می‌کنند.
    در حال حاضر گروه‌های حساب با توجه به استانداردهای حسابداری ایران به 9 گروه تقسیم می‌شوند:

1. دارایی‌های جاری
2. دارایی‌های غیرجاری
3. بدهی‌های جاری
4. بدهی‌های غیر جاری
5. حقوق صاحبان سهام (حقوق مالکانه)
6. درآمدها
7. بهای تمام شده کالای فروش‌رفته
8. هزینه‌ها
9. حساب‌های انتظامی

 

• کل

در این بخش صورت‌حساب‌ها و زیرمجموعه‌های گروه‌ها نمایش داده می‌شوند. از داده‌های کل برای نوشتن دفترها و گزارش‌گیری استفاده می‌کنند. در سطح کل، ماهیت حساب‌ها به 3 نوع تقسیم می‌شود:

1. بدهکار
2. بستانکار
3. مهم نیست

• معین

حساب معین آخرین سطح اصلی حساب‌ها است. برای صدور اسناد حسابداری تنها به گروه و کل نیاز خواهد بود و از سطح معین به بعد که شامل حساب‌های تفصیلی است به‌شکل اختیاری انجام می‌شود  نمایش کوچک‌تر و جزئی‌تر حساب کل است.
 

• تفصیلی

حساب تفصیلی، جزئی‌ترین سطح است و چندین زیرمجموعه برای آن وجود دارد که بسته به نیاز کسب‌وکار از آن‌ها استفاده می‌شود.
    همانطور که پیش از این نیز اشاره کردیم، استفاده از هرکدام از این سطوح در کدینگ حسابداری کاملاً به نوع کسب‌وکار و سیاست‌های مالی شما وابسته خواهد بود. استفاده از گروه حساب‌ها و حساب‌های کل حتمی است اما در نهایت 4 عامل اساسی وجود دارد که تعیین می‌کنند شما به حساب‌های معین و تفصیلی نیاز دارید یا نه. این 4 مورد عبارتند از:

• نوع فعالیت شرکت
• نیاز شما به گزارش‌های برون یا درون‌سازمانی
• استانداردهای حسابداری
• کنترل داخلی

روش‌های کدینگ حسابداری
امروزه تقریباً تمام کسب‌وکارها و فروشگاه‌ها از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنند که کار کدینگ حسابداری را به‌شکل خودکار انجام می‌دهد و از پیش آمدن هرگونه خطای دستی جلوگیری می‌کند.
    به جز این گزینه، بسیاری از افراد از اکسل نیز برای کدینگ حسابداری استفاده می‌کنند یا حتی آن را به‌صورت دستی نیز انجام می‌دهند. این روش‌ها نیز مناسب هستند، با این وجود طبیعی است که استفاده از نرم‌افزار نسبت به دو گزینه‌ی دیگر، به دلیل سرعت و دقت بیش‌تر ارجحیت داشته باشد.
    در ادامه، کدینگ پیشنهادی و استاندارد انواع شرکت‌های بازرگانی، خدماتی و تولیدی را مشاهده خواهید کرد.