یافتن ابزاری که به شما امکان نظارت بر فرآیندهای کسبوکار را در زمان واقعی در اختیار شما قرار دهد، آسان نیست. (BAM) به مدیران اجازه میدهد وضعیت فرآیندهای تجاری خود و تجارت جهانی را نظارت کنند؛ این به معنای نظارت همه کسبوکار از یک نقطه است. به علاوه، این موضوعات در کمک به تصمیمگیری بسیار مهم هستند. وظیفهای که آنها انجام میدهند در یک شرکت بسیار مهم است، زیرا آنها یک چشم انداز جهانی از وضعیت شرکت را امکانپذیر میکنند، که میتواند از همان مکان مشاهده شود.
نظارت بر فعالیت های تجاری
نظارت بر فعالیتهای تجاری (BAM) امکان تصمیمگیری بر اساس نظارت بر فرآیندهای تجاری را در زمان واقعی فراهم میکند. این ابزارها باعث همبستگی رویدادهای کاری، شناسایی گرایشها و الگوهای رفتاری، همراه با امکان ارائه کامل عمل و ایجاد رویدادهای جدید میشوند. هدف اصلی BAM شناخت رفتار و تکامل یک فرآیند است.
بهبود سرعت و بهینه سازی کارایی در عملیات کاری یکی دیگر از مزایای این ابزار است. برای انجام این کار، آنها گزارشهای فعالیت را انجام میدهند و مشکلات احتمالی را به همراه وضعیت هر فرآیند مطلع میکنند. BAM فرصتها و ریسکهای شرکت را با هدف به حداکثر رساندن سود تجزیه و تحلیل میکند.
نظارت بر فعالیتهای تجاری در واقع یک مجموعه ابزار پیچیده است که امکان نظارت بر شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) را فراهم میکند. به کاربر، دید کاملی را بر روی فرآیندهای تجاری ارائه میدهد و دقیقترین اطلاعات را در مورد وضعیت و نتایج عملیات و فرآیندهای انجام شده ارائه میدهد، به طوری که این کاربر است که برای هر مشکلی که ممکن است ایجاد شود آماده است.
BAM میتواند برای پیشبینی رویدادهایی مانند تخمین قیمت برای هر اقدامی که در طول یک فرآیند انجام میشود، نرخ بهره یا نتایج رایگیری استفاده شود. این ابزارها نه تنها به فرآیندهای تجاری و ارسال هشدارهای رویداد کمک میکنند، بلکه اطلاعاتی را در اختیار مدیران اجرایی درگیر در برنامهریزی استراتژیک قرار میدهند.
نرم افزار BAM امکان بازیابی معیارهای مربوط به فرآیندهای کاری را به صورت معیارهای عمومی یا خاص اعمال شده در هر بخش میدهد. آنها همچنین دادهها را از فایلها و پایگاههای داده دریافت میکنند. با این کار، ابزار BAM از تصمیمگیری بر اساس اطلاعات پیچیده و دقیق پشتیبانی میکند.
ابزارهای نظارت بر فعالیت های تجاری به کاربر این امکان را میدهد که عملیات انجام شده در محیط شرکتی را در زمان واقعی درک کند. این فرصتی را برای شناسایی سناریوهای جدید احتمالی که نیاز به تصمیمگیری دارند میدهد. این ابزارها شاخصهای جدید را اعمال میکنند و شاخصهای موجود را تقویت میکنند، بنابراین سطوح عملکرد و کارایی در هر کار به درستی حفظ میشود. آنها همچنین هنگام پیگیری تراکنش های انجام شده سهولت را فراهم میکنند و به فرآیندهای فعال از طریق سیستمها و برنامه هایی که اشکالات احتمالی را تشخیص میدهند کمک میکنند.
اجزای BAM
اجزای تشکیل دهنده یک سیستم BAM به شرح زیر است:
متدولوژی BAM (نظارت بر فعالیت های تجاری)
متدولوژی BAM با فرآیند زیر مطابقت دارد:
1. فرآیندها باید تعریف شوند. برای انجام این کار باید در نظر داشت که مرحله یا مراحل آن چیست و شاخصها یا KPI هایی که در طول هر مرحله اندازه گیری میشود کدام است. همچنین باید تعریف شود که چگونه شاخصهای مختلف فرآیند را برای طراحی صحیح یک داشبورد دیده شود. مهم است که هشدارها، آستانهها و اقداماتی را که باید در هر هشدار انجام شود، تعریف شوند. ویژگیهای دیگری که باید تعریف شوند دسترسیهای تعریف شده نقش هستند. برای این کار، کاملاً توصیه میشود که روی تیمی حساب کنید که تجربه تعریف فرآیندها بر روی ابزارهای BAM را دارد تا بهترین مفهومسازی ممکن را انجام دهد.
2. هنگامی که فرآیند را تعریف کردیم، مرحله بعدی باید پیکربندی آن در سیستم BAM باشد.
3. پس از انجام فرآیند پیکربندی، پیکربندی مذکور باید بر روی ابزار مستقر شود تا نظارت آغاز شود.
4. پس از آن پیکربندی اجرا میشود و میتوانیم تجزیه و تحلیل عملکردهای فرآیند خود را شروع کنیم.
5. نظارت بر فرآیندها یکی از مهمترین مراحل در متدولوژی BAM خواهد بود. بسیار مهم است که به منظور تنظیم آستانهها، حذف نشانگرها یا اضافه کردن موارد جدید و مشاهده رفتار سیستم در حین اجرای اقدامات تعریف شده توجه کنید.
6. همانطور که قبلاً اشاره کردیم، یکی از ویژگیهای اصلی سیستمهای نظارت بر فعالیتهای تجاری، پیشبینی و/یا یادگیری است. در این نظارت، ما باید مطمئن شویم که آیا ابزار شروع به "یادگیری" از فرآیند میکند و بر اساس رویدادهایی که اتفاق افتاده است تنظیم میشود یا خیر.
7. اقدام بعدی که باید انجام شود بررسی درست کارکرد سیستم هشدار است. در نهایت، باید BAM را با هر آنچه در چرخه قبلی آموخته شده، برگردانده شود و فرآیند مجدداً برای شروع مجدد انجام شود.
ویژگی های BAM
در کنسول فرمان، تمام عملکردهای ابزارهای BAM تعریف میشوند و در عین حال تمام اطلاعات بازیابی شده توسط ابزارهای نظارت بر فعالیت تجاری را با استفاده از شاخصهای عملکرد کلیدی (KPI) ارائه میکنند. کمک KPI به اندازهگیری و کمی کردن عملکرد فرآیند بر اساس اهدافی که برای فعالیتهای مختلف شرکت انجام میدهد. بعلاوه، وسیلهای برای دستورالعملها و مدیر برای برقراری ارتباط با اهداف استراتژیک است که قرار است با توسعه فعالیتهای نظارت شده محقق شوند.
BAM به عنوان یک لایه میانی بین مسئولین کسبوکار و جریان اطلاعات موجود در کل فرآیند کسبوکار عمل میکند.
در زیر ویژگیهای اصلی را که ابزار نظارت بر فعالیت تجاری (BAM) باید داشته باشد فهرست شده است که در هنگام ارزیابی یک ابزار، برای سازمان بسیار مفید خواهد بود.
معماری نظارت بر فعالیت های تجاری (BAM).
به طور کلی، همه ابزارهای BAM دارای ماژولهای زیر هستند:
چرا از BAM استفاده کنیم؟ مزایای نظارت بر فعالیت های تجاری
ابزارهای BAM نه تنها فرآیندهای کسبوکار را نظارت میکنند، بلکه سیستمها را نیز نظارت میکنند تا بتوانند به کاربران در مورد تنگناهای احتمالی هشدار داده و راه حلهایی را به آنها ارائه دهند. ابزار BAM مسئول نظارت بر کلیه سیستمهایی است که بر توسعه فعالیت شرکت تأثیر میگذارد.
موارد استفاده برای نظارت بر فعالیت های تجاری (BAM)
در این بخش به شما در مورد برخی از کاربردهایی که ابزارهای BAM در آنها استفاده میشود، خواهیم گفت، بنابراین ممکن است ایدهای در مورد اینکه چگونه میتوانند به کسبوکار شما کمک کنند، داشته باشید. برخی از کاربردهای عملی ابزارهای BAM را میتوان در بخشهای مختلف شرکت ایجاد کرد، مانند:
حسابداری:
نظارت بر موجودی حساب و ارسال هشدار در صورت شکسته شدن موجودی تعیین شده یا در صورت فراتر رفتن از حد. مشتریان را در زمان سررسید یا سررسید قبوض آنها مطلع میکند. در صورت اضافه شدن اکانت جدید به سیستم به واحد حسابداری اطلاع میدهد.
عملیات:
سطوح موجودی را رصد میکند. هنگامی که مواد کمتر از مقدار لازم باشد، مدیر ذخیره سازی را مطلع میکند. زمینههایی مانند تاریخ انقضا، داده هایمشتری و... را نظارت میکند.
فروش و بازاریابی:
هنگامی که سفارشی مورد توجه قرار گرفته یا از انبار ارسال شده است، اطلاع میدهد. هنگامی که محصولات یا خدمات در دسترس هستند، مشتریان را مطلع میکند. به طور خودکار صورتحسابها را پس از اتمام فرآیند ارسال میکند.
منابع انسانی:
بر حقوق و دستمزد کارکنان نظارت دارد. تعطیلات و سایر مزایای کارکنان را زیر نظر دارد. کارکنان را در مورد رویدادهایی مانند تعطیلات که بر فعالیت شرکت تأثیر میگذارند، مطلع میکند.
خطرات:
برای جلوگیری از کلاهبرداریهای احتمالی، تراکنشهای کارت اعتباری را پیگیری کنید.