OffiXe Automation

همچنان که با اتوماسیون اداری یا گردش ماهیت نامه در یک سازمان بزرگ مزیتهایی را به دست میآوریم با اتوماسیون سایر ماهیتها نیز میتوان مزیت های مشابه را به دست آورد.

OffiXe Automation

همچنان که با اتوماسیون اداری یا گردش ماهیت نامه در یک سازمان بزرگ مزیتهایی را به دست میآوریم با اتوماسیون سایر ماهیتها نیز میتوان مزیت های مشابه را به دست آورد. اتوماسیون اداری یا گردش نامه امکاناتی همچون کارتابل نامه، کازیه های توزیع و کازیه شماره گذاری، هشدار و اعلان، اتصال به فاکس سنتر و میل سنتر، بایگانی سازمانی و شخصی، جستجو و دسترسی ساده، ارجاع نامه به شخص دیگر بهمراه پاراف یا هامش ، پاسخ به نامه، رهگیری حرکت نامه ، اطلاع از وضعیت توزیع و... را بهمراه داشت که موجب افزایش سرعت و دقت، اطمینان از دسترسی به مستندات، اطمینان از اقدام در زمان مناسب، اتکا بیشتر به سازمان به جای اتکا به افراد و کاهش استفاده از کاغذ می شد. اکنون تصور کنید که کلیه موارد مذکور را بتوانید برای تمام ماهیت ها و اسناد سازمان اعمال نمایید.

OffiXe Automation سیاق، جریان گردش اطلاعات و ارجاع کلیه ماهیت ها در سازمان ها امکان پذیر می سازد که در صورت اجرا همانند سیستمهای اداری، ارزش افزوده بالایی را ایجاد می کند. این ماهیت ها می تواند تایید حکم حقوقی، درخواست کالا، دستور پرداخت وجه، تایید اسناد مالی و یا هر فرآیند جاری دیگری در حوزه های مالی، منابع انسانی، اداری، لجستیک و... در سازمان باشد.

گردش ماهیت در OffiXe Automation

بودجه
  • درخواست تامین یا تصویب یا پرداخت اعتبار
  • استعلام و اخذ تاییدهای مربوط به بودجه
مالی
  • تایید صدور اسناد مالی
  • استعلام مغایرت یا اصلاح حساب
  • خزانه و دریافت و پرداخت
  • درخواستهای پرداخت وجه یا صدرو چک
  • جریان ثبت و تایید اسناد تنخواه
تدارکات
  • پیاده سازی جریان درخواست کالا دستور خرید و خرید و برگ ارسال انبار و ...
  • استعلامهای خرید و جریانهای برگذاری مناقصات
  • دستورات شارژ انبار
سرمایه های انسانی
  • صدور احکام و حکم متمم و ارتقا رتبه و مدرک تحصیلی و تعداد فرزد و...
  • کنترلهای تردد و ابلاغ حکم و حقوق و وضعیت کارکرد طی ماه
  • جریانهای خدمات رفاهی و وام و تخصیص و...
  • جریانهای جذب و استخدام و آموزش و ...
  • درخواستهای ماموریت و مرخصی و ...
کنترل قرادادها
  • عقد قرارداد و تایید ضمانت نامه و پیش پرداخت و...
  • جریانهای صورت وضعیتهای پیمانکارها
انبار
  • درخواست های شارژ انبار و تامین کالا های مصرفی
  • جریانهای انبارش کالا و تاییدات ورود و خروج کالاها
کارتابل همه چیز
نمونه گردش درخواست وجه

عطف به جریان قرارداد پیمانکاری درخواست پرداخت وجه از مدیر مربوطه میشود. مدیر مربوطه ضمن دریافت این درخواست در کارتابل خود قابلیتهای ذیل را همانجا و در همان فرم در اختیار دارد :

  1. اطلاع از وضعیت بودجه و تامین اعتبار قرارداد مذبور
  2. اطلاعات از وضعیت انجام کار و گزارشات پیمانکار یا ناظر و مشاور و...
  3. اطلاع از وضعیت بدهکاری و بستانکاری پیمانکار مربوطه
  4. امکان تایید و ارسال یا عدم تایید و ثبت هامش و اسعلام و ارجاعات مکرر دیگر
نمونه گردش مدارک مرکز اسناد

به طور مثال یک سند در مرکز اسناد نسخه تولید شده است و برای مسئول مربوطه جهت تایید ارجاع شده است. مسئول مربوطه ضمن اطلاع این موضوع به واسطه کارتابل روی همان فرم کارتابل مربوطه کلیک کرده و فرم مدارک سیستم مرکز اسناد برای وی باز شده و قابلیتهای ذیل را همانجا دارد. بدون نیاز به مراجعه به سیستم مرکز اسناد.

  • مشاهده سند جدید و امکان دسترسی به فایل سند
  • مشاهده نسخه های قدیمی یا ورژنهای قبلی سند
  • مشاهده تمام جریان رهگیری و تایید و هامش گذاری سند
  • وجود دکمه تایید یا عدم تایید یا برگشت دادن سند با هامش مشخص و...
نمونه گردش درخواست تامین کالا

کاربری درخواست تامین کالای مصرفی یا غیر مصرفی از واحد تدارکات را دارد. مسئول مربوطه در واحد تدارکات در کاررتابل خود درخواست رسیده را دابل کلیک کرده و فرم تایید درخواست را مشاهده میکند. قابلیتهای ذیل در این فرم در دسترس وی هستند:

  • اطلاع از موجودی انبار
  • مشاهده وضعیت گردش و نظر بقیه روی درخواست در صورت وجود
  • اطلاع از سفارشات در جریان خرید کلای درخواست شده
  • امکان تایید و ارجاع درخواست به انبار یا مسئول خرید یا عودت آن

تفاوت OffiXe Automation و گردش فرم

OffiXe Automation به معنی اتصال یا الحاق یک ماهیت به یک نامه و گردش آن ماهیت در کنار گردش نامه نیست، بلکه به معنی گردش خود ماهیت ها در دل سیستم های مربوط به خود است.
این موضوع مساوی بحث فرم ساز و گردش فرم نیست. چرا که فرمها فقط حامل داده هستند و نه حامل قواعد یک سیستم مانند سیستم بودجه و... .

نمونه های خارجی

نمونه های اجرا شده خارجی OffiXe Automation:
نرم افزار SAP

در نرم افزار sap به عنوان یکی از بزرگترین محصولات نرم افزاری دنیا قابلیت تعریف همه ماهیتها و گردش آنها در سازمان وجود دارد.

نمونه مونیتورینگ یکپارچه نرم افزار sap

OffiXe Automation از حرف تا عمل

سوال : تا چه حد این راهکار در سازمانها و شرکتهای ایرانی میتواند عملیاتی شود؟
جواب : کم به خصوص در سازمانهای دولتی
ولی تجربه مکانیزاسیون گردش نامه در سازمانهای دولتی بستر مناسبی را برای تجربه سطح بالاتر مهیا کرده است.

  • وجود نیاز و اراده لازم جهت انجام این راهکار
  • فرهنگ سازمانی سازمان بهره بردار و پرسنل آن که معمولا مقاومت وجود دارد
  • بستر های اجرایی به معنی وجود ابزارهای سخت افزاری و الزام به استفاده از کارتابل توسط پرسنل
  • فضای آینده و لزوم حرکت در مسیر آینده
  • لزوم ایجاد فضای توسعه و بهره وری
  • یکپارچگی و لزوم کنترل و ارزیابی عملکرد ها
  • افزایش بهره وری و کاهش شدید هزینه ها
  • مدیریت و تصمیم گیری با دید باز و قابلیت برآورد راحتتر افق آینده
  • افزایش سرعت در گردش و انجام فرآیندهای سازمانی
  • گردآوری تمام جریان های کاری سازمان در یک محیط
  • اطمینان از دسترسی به مستندات با اتکا به بایگانی سازمانی و شخصی
  • اطمینان از اقدام در زمان مناسب
  • اتکا بیشتر به سازمان به جای اتکا به افراد
  • حذف مکاتبات دستی
  • نظم و ساختار سازمانی منظم د رکنار سرعت و دقت
  • دسترسی سریع به ابزارهای مورد نیاز مانند اتصال به فاکس سنتر و میل سنتر و...

راهکار : سیاست تکمیل به جای تغییر

مطمئنا هدف گیری تغییر و تعویض و انتقال کامل به یک نظام ایده آل تصمیم گیری اشتباه است و پروژه محکوم به شکست.

در حال حاضر سازمان در چه حوزه ای مشکل یا مسئله ای دارد و قصد رفع آنرا وجود دارد همین مسئله را با رویکرد offixe راه اندازی کنیم. شروع از محل خالی سازمان چه سیستم یا ماژولهای نرم افزاری را ندارد. ایجاد یا استقرار این ماژولها را با رویکرد offixe شکل دهیم.

  • ایجاد و بهره برداری از راهکار جدید نباید جریان جاری را دچار چالش کند.
  • راهکار جدید باید در ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمان و به صورت یکپارچه با آنها عمل کند.
  • جریان آموزش و فرهنگ سازی باید جدی گرفته شود.