میز کار الکترونیک - offixe automation

OFFICE X ENTITY AUTOMATION

میز کار الکترونیک سیاق و فلسفه offixe automation به معنی ارتقا سطح کاربری نرم افزار در یک سازمان است به نحوی که تمام کارهای مربوط به یک پست سازمانی با کمک کارتابل قابل انجام باشد.

OffiXe Automation

مزیت میز کار الکترونیک وقتی محقق میشود که روندهای کاری در سازمان تدوین و اجرایی شود و هر گونه نیازی به ثبت یا تایید یا نظر یا تصمیم گیری یا اطلاع از هر ماهیتی به واسطه کارتابل کاری در یک پست سازمانی انجام شود.

معمولا تجربه OFFICE AUTOMATION به معنی گردش غیر کاغذی نامه ها (LETTER LESS ) در سازمانها وجود دارد و موضوع میز کار الکترونیک سیاق به معنی گردش همه ماهیتها در سازمان شبیه به گردش نامه است به نحوی که به سمت سازمان بدون کاغذ یا (PAPER LESS) سوق پیدا کنیم.

اجرای BPMS به معنی نگاه پروسه محور به جریان کار و گردش اطلاعات در سازمان است. نکته مهم این که در این نگاه الزام وجود سیستمهای یکپارچه و گردش اطلاعات سازمان به شکل MIS یک پیش نیاز است و اجرای پروسه ها بر بستر workflow engine سیاق در حقیقت از سرویسهای آماده نرم افزارهای پایه ای سازمان استفاده کرده و بر روی آنها جریان کار را شکل میدهد.

پس از محقق شدن میز کار الکترونیک مزیتهای ذیل را سازمان به دست می آورد:

  • الزام سازمان به رعایت نظم و ارتقا آرام و کم چالش فرهنگ سازمانی
  • ثبت جریان انجام کار ها با قابلیت رصد و ارزیابی کیفیت اجرا پروسه ها و ارتقا آن
  • استفاده از مزایای جریان هامش گذاری و ارجاع و تایید در همه پروسه ها و ماهیتها سازمانی
  • کمترین نیاز به آموزش پرسنل و مدیران برای استفاده از نرم افزار – همه چیز یک قاعده
  • امکان باز طراحی و توسعه پروسه ها بدون ایجاد کمترین چالش در سازمان
  • امکان اعمال فلسفه رویکرد ERP سیاق و حرکت پله به پله در مسیر ایجاد بهره وری
  • استفاده از قابلیت هایی مانند تفیض اختیار و جانشین و تفیض تصمیم خاص و...
  • سبک شدن انجام کار در سازمان – پوشش بیش از 40% تصمیم گیری ها و انجام کارها توسط ربات نرم افزاری سیاق

گردش ماهیت در OffiXe Automation

بودجه
  • درخواست تامین یا تصویب یا پرداخت اعتبار
  • استعلام و اخذ تاییدهای مربوط به بودجه
مالی
  • تایید صدور اسناد مالی
  • استعلام مغایرت یا اصلاح حساب
  • خزانه و دریافت و پرداخت
  • درخواستهای پرداخت وجه یا صدرو چک
  • جریان ثبت و تایید اسناد تنخواه
تدارکات
  • پیاده سازی جریان درخواست کالا دستور خرید و خرید و برگ ارسال انبار و ...
  • استعلامهای خرید و جریانهای برگذاری مناقصات
  • دستورات شارژ انبار
سرمایه های انسانی
  • صدور احکام و حکم متمم و ارتقا رتبه و مدرک تحصیلی و تعداد فرزد و...
  • کنترلهای تردد و ابلاغ حکم و حقوق و وضعیت کارکرد طی ماه
  • جریانهای خدمات رفاهی و وام و تخصیص و...
  • جریانهای جذب و استخدام و آموزش و ...
  • درخواستهای ماموریت و مرخصی و ...
کنترل قرادادها
  • عقد قرارداد و تایید ضمانت نامه و پیش پرداخت و...
  • جریانهای صورت وضعیتهای پیمانکارها
انبار
  • درخواست های شارژ انبار و تامین کالا های مصرفی
  • جریانهای انبارش کالا و تاییدات ورود و خروج کالاها
نمونه گردش درخواست وجه

عطف به جریان قرارداد پیمانکاری درخواست پرداخت وجه از مدیر مربوطه میشود. مدیر مربوطه ضمن دریافت این درخواست در کارتابل خود قابلیتهای ذیل را همانجا و در همان فرم در اختیار دارد :

  1. اطلاع از وضعیت بودجه و تامین اعتبار قرارداد مذبور
  2. اطلاعات از وضعیت انجام کار و گزارشات پیمانکار یا ناظر و مشاور و...
  3. اطلاع از وضعیت بدهکاری و بستانکاری پیمانکار مربوطه
  4. امکان تایید و ارسال یا عدم تایید و ثبت هامش و اسعلام و ارجاعات مکرر دیگر
نمونه گردش مدارک مرکز اسناد

به طور مثال یک سند در مرکز اسناد نسخه تولید شده است و برای مسئول مربوطه جهت تایید ارجاع شده است. مسئول مربوطه ضمن اطلاع این موضوع به واسطه کارتابل روی همان فرم کارتابل مربوطه کلیک کرده و فرم مدارک سیستم مرکز اسناد برای وی باز شده و قابلیتهای ذیل را همانجا دارد. بدون نیاز به مراجعه به سیستم مرکز اسناد.

  • مشاهده سند جدید و امکان دسترسی به فایل سند
  • مشاهده نسخه های قدیمی یا ورژنهای قبلی سند
  • مشاهده تمام جریان رهگیری و تایید و هامش گذاری سند
  • وجود دکمه تایید یا عدم تایید یا برگشت دادن سند با هامش مشخص و...
نمونه گردش درخواست تامین کالا

کاربری درخواست تامین کالای مصرفی یا غیر مصرفی از واحد تدارکات را دارد. مسئول مربوطه در واحد تدارکات در کاررتابل خود درخواست رسیده را دابل کلیک کرده و فرم تایید درخواست را مشاهده میکند. قابلیتهای ذیل در این فرم در دسترس وی هستند:

  • اطلاع از موجودی انبار
  • مشاهده وضعیت گردش و نظر بقیه روی درخواست در صورت وجود
  • اطلاع از سفارشات در جریان خرید کلای درخواست شده
  • امکان تایید و ارجاع درخواست به انبار یا مسئول خرید یا عودت آن

نمونه های خارجی

نمونه های اجرا شده خارجی OffiXe Automation:
نرم افزار SAP

در نرم افزار sap به عنوان یکی از بزرگترین محصولات نرم افزاری دنیا قابلیت تعریف همه ماهیتها و گردش آنها در سازمان وجود دارد.

نمونه مونیتورینگ یکپارچه نرم افزار sap

OffiXe Automation از حرف تا عمل

سوال : تا چه حد این راهکار در سازمانها و شرکتهای ایرانی میتواند عملیاتی شود؟
جواب : کم به خصوص در سازمانهای دولتی
ولی تجربه مکانیزاسیون گردش نامه در سازمانهای دولتی بستر مناسبی را برای تجربه سطح بالاتر مهیا کرده است.

  • وجود نیاز و اراده لازم جهت انجام این راهکار
  • فرهنگ سازمانی سازمان بهره بردار و پرسنل آن که معمولا مقاومت وجود دارد
  • بستر های اجرایی به معنی وجود ابزارهای سخت افزاری و الزام به استفاده از کارتابل توسط پرسنل
  • فضای آینده و لزوم حرکت در مسیر آینده
  • لزوم ایجاد فضای توسعه و بهره وری
  • یکپارچگی و لزوم کنترل و ارزیابی عملکرد ها
  • افزایش بهره وری و کاهش شدید هزینه ها
  • مدیریت و تصمیم گیری با دید باز و قابلیت برآورد راحتتر افق آینده
  • افزایش سرعت در گردش و انجام فرآیندهای سازمانی
  • گردآوری تمام جریان های کاری سازمان در یک محیط
  • اطمینان از دسترسی به مستندات با اتکا به بایگانی سازمانی و شخصی
  • اطمینان از اقدام در زمان مناسب
  • اتکا بیشتر به سازمان به جای اتکا به افراد
  • حذف مکاتبات دستی
  • نظم و ساختار سازمانی منظم د رکنار سرعت و دقت
  • دسترسی سریع به ابزارهای مورد نیاز مانند اتصال به فاکس سنتر و میل سنتر و...